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人を動かす会話にはわかりやすさが大事


経営者をはじめ管理職の立場にいる人は、朝礼や会議などの場で従業員に向かって話をする機会が多いものです。しかし、クライアントである経営者と話をしていると「話し下手でうまく話せない」「どのように伝えればいいかわからない」といった声を聞きます。

部下との雑談部下の話を聞いて部下のことを理解することの必要性をこのブログですでに伝えしていますが、それと同時に社長や上司は会社の想い・考え方と従業員への要望なども伝えていく必要があります。

目次

わかりやすい説明とは

仕事上必要な会話といえば、報告・連絡・相談ですが、その中でもよく行われるのが連絡です。なぜ連絡をするかというと、それによって人が動き次のアクションが行われるからです。連絡することが目的ではないはずです。よって、自分がいまどのレベルで仕事に関わる相手に対して連絡をしているかを振り返ってみましょう。

<ビジネス会話の3つのレベル>
①伝える・・・説明の目的が明確になっているか
②伝わる・・・相手への気遣いができているか
③結果が出る・・・相手が動き、話し手の意図が実現できているか

そしてわかりやすい!とは、②のレベルの要素が備わった伝え方です。

3つの壁を意識する

朝礼などで社長やその職場の上長が部下を鼓舞するべき話をしたり、従業員が持ち回りで3分間スピーチをすることがあると思います。3分以上話をする際、聞き手のみなさんに伝わるように話をするためには、3つの壁を意識した構成にすることがおすすめです。

<3つの壁>
①3秒の壁・・・話す内容や話す相手にマッチした佇まい・表情などの見た目の印象
②30秒の壁・・・話す目的、何を知ってほしいかなどのトピックス
③3分の壁・・・具体的な内容、理由、実行することのメリット

オンラインミーティングやYouTubeなどの動画サイトなど画面越しに情報を受けとる機会が増えましたが、これらはつまらなかったり、わかりづらいときちんと話を聞いてもらえなかったします。相手に関心を持って話を聞いてもらわないと伝わるレベルには届きませんので、3分で何を伝えるかをしっかり整理しましょう。

相手への気遣いが説明上手の近道

例えば、PCに向かって作業している相手に「ちょっと話があるんだけど」と話しかける場合と、「交渉中のA社との件で相談があるんだけど」と話しかける場合とでは、どちらが相手への気遣いが感じられると思いますか? 

答えは後者の方です。話の内容が報告か連絡か相談のいずれかがわかり、しかもどの件に関することもわかります。なので話しかけられた側は作業をストップして今ここで話を聞くべきことか、作業が終わってからでいいのか、メールで報告してもらえばいいかなどの判断がつきます。

また、相手に何らかのアクションをとってほしい頼み事であれば、客観と主観を分けて話をするとわかりやすくなります。

<客観と主観を分けた伝え方>
①相手にしてほしいこと(頼み事)を伝える
②自分の解釈・意見を伝える
③客観的な事実・出来事を伝える

いま起きている状況や予測されることと自分の解釈をごちゃ混ぜに伝える人がたまにいらっしゃいます。すると聞き手は「それは事実なの?それともあなたの憶測なの?」と不信感を与えています。また的確な判断ができなくなる恐れもありますので気をつけましょう。

単刀直入!高速で伝わる2つの伝え方

話が長いほど相手に話が伝わりやすいかというとそうではありません。「君は結局何を言いたいの?」と言われないためにも端的に伝えることを心がけましょう。

話の冒頭に「結論」から始める技術

話が長い人の特徴は結論を最後に持ってくるパターンです。上司に悪い報告をするときにありがちです。いいことも悪いことも結論から話しましょう。

逆に相手から頼み事をされたり、意見を求めてきたときも結論から伝えるようにしましょう。

<話の冒頭に結論から話す技術>
①YES or NO で答えてから理由・補足説明
②一言タイトルを付けてから理由・補足説明 →次の項以降を参照

言葉の「かたまり」を使いこなす

言葉の「かたまり」とは言葉の抽象度合いを指します。

例えば、
問い「この間の連休はどのように過ごしたんですか?」に対して、
Aさんは「家族でのんびり過ごしました」
Bさんは「久しぶりに家族で沖縄に行き、3日間リゾートに泊まってのんびりホテルステイで過ごしました」
Cさんは「家族で2泊3日で沖縄のリゾートホテルに泊まったんですが、あいにく天気が悪くてビーチに出ることができず、子どもたちと屋内プールで泳いだり、本を読んで部屋でのんびり過ごしました」
と答えました。

Aさんの話し方はビッグチャンクという抽象的でざっくりしています。チャンクとは英語でかたまりという意味です。それに対してBさんの話し方はミドルチャンクというAさんよりも少し具体的な内容です。さらにCさんの話し方はスモールチャンクというとても具体的で連休の様子が映像を見ているかのようです。

このように伝え方はチャンクのレベルによって異なってきます。話の内容によってビッグチャンクで伝えた方がいい場合もあれば、スモールチャンクで伝える方がいい場合もありますので、うまく使い分けましょう。

ちなみに前述②の一言タイトルにビッグチャンクを活用できます。結論は伝えたいことの全体像としてビックチャンクを、理由・補足説明ではそれを具体化するミドルやスモールチャンクを意識するだけでOKです。

説明上手になるための3つのテクニック

わかりやすく伝えるテクニックはまだ他にもあります。下記の3つはプロコーチがクライアントにわかりやすく伝えたり、アクションを起こしてほしいときに使うテクニックです。

箇条書きを使用する

結論や要点が2つ以上あるときは、先にそのことを伝えます。

<例>
新しいシステムの導入に伴い問題が発生しています。なので3つお願いがあります。1つ目は○○○、2つ目は△△△、3つ目は□□□です。

聞き手にとって予めポイントが複数あることがわかると、頭の中で整理しながら聞き取ることができます。

引用するとイメージが湧きやすい

言葉は映像よりも情報量が少なく、イメージが伝わりにくいことがしばしばあります。そこで引用のテクニックを使いましょう。

<3つの引用のテクニック>
①例え話(比喩、メタファー)
・色とりどりの海鮮チラシを「まるで海の宝石箱や~」
・元気にしてくれる人を「太陽のような人」、静かに見守ってくれる人を「月のような人」
②ことわざ、四字熟語など
「虎穴に入らずんば虎子を得ず!挑戦するしかありません」
「この業界は群雄割拠だから新規参入は厳しいでしょう」
「彼は大器晩成型だから、焦らず長い目で育てていこう」
③偉人の名言
「孫正義は『最初にあったのは夢と根拠のない自信だけ』と言っていた。だから要はやるかやらないかだけだ」

体験を話す

自らの体験を話すことは、わかりやすさ以上に感情を揺さぶり心で相手を動かします。

<体験談のフレームワーク>
①その体験を通じてどうだったか(結論)
②体験する前はどうだったか(ビフォー)
③体験当時はどんな気持ちだったか(分析)
④体験後、何を得たか(アフター)
⑤だから、どうなのか(結論&相手への思い)

自分の体験談は具体的に話しやすい反面、長尺に陥りやすいので、3分位の長さで収まるよう要点を押さえて話しましょう。



弊社ではj従来の指示命令型ではなく質問傾聴型マネジメントで従業員が主体的に動く組織開発・人財育成のコーチングや研修プログラムをご用意しています。クリニックなど小規模組織から請け負っていますのでお気軽にお問合せください。

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