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生産性向上|タイムマネジメントはエネルギーマネジメント


会社勤めで個人的にコーチングを受けているクライアントAさんと、創業家の跡取りである会社役員のクライアントBさんとは、立場が違えども共通の悩みを持っています。それは仕事を多く抱えるあまり自分の時間がなかったり、やりたいことに手を付けられないでいることです。このような悩みを持っている人はいま多いと思われます。それは「ライフワークバランス」や「働き方改革」などの施策の1つに時間外残業削減があるからです。いい取り組みのはずですが、AさんもBさんも仕事を家に持ち帰ったり、こっそり休日出勤してやりくりしています。そのような会社はまだ多いのではないでしょうか。

そこで限られた時間を有効に使うための方法をご紹介します。

目次

時間は管理できない

残業せずに時間内で仕事を終わらせるアプローチにタイムマネジメントがあります。時間術という言葉でタイムマネジメントに関する書籍も幾つか出ています。

タイムマネジメントを直訳すると時間管理ですが、残念ながら私たちは時間を管理(マネジメント)することはできません。なぜなら1日は24時間と決まっていますし、自分の寿命を自分で決めることもできません。

つまり、タイムマネジメントというのは1日24時間という限られた時間の中でいかに自分のやりたいことに時間を費やすかというエネルギーマネジメントです。

タイムマネジメントの基本

冒頭で記したように、やりたいこと(want to)があってもやらなければならないこと(have to) に追われるという悪循環をなくし、やりたいことにエネルギーを注ぎ、望ましい結果を手に入れることがタイムマネジメントの目的です。

そのため、無駄をなくし、やりたいことがやれる状況をいかにつくるかがカギとなります。

未完了をなくす

これは余計なものをなくし、身軽な状態にするということです。例えば、マラソンを走るのに重たい荷物を背負ったり動きづらい服装を着ていたら走れるものが走れなくなってしまいます。

私たちからエネルギーを奪っているものは、未完了という名の気がかりです。

<未完了の例>
・返事を返さないといけないメールがある
・大事な書類が見つからないままになっている
・締切が迫っている資料作成がまだ完成していない
・対立した隣の課と関係が修復していないままになっている

これらの未完了をなくすには、
①すぐに手を付けて完了させる
②いつまでにやると決める(それまでは考えない)
③完了させないと決める(未完了のフォルダからゴミ箱へ移す)

優先順位をつける

いま抱えている To doをリストアップし、以下の4つに分類します。

①緊急でない×重要
②緊急×重要
③緊急×重要でない
④緊急でない×重要でない

タイムマネジメントで取り組むのは①緊急でないが重要なことです。

②はhave toなのでマネジメントするまでもなくやる事柄です。③は他の人に任せてもいい事柄です。④は最も優先順位が低くしばらく放っておいていいでしょう。

やらないことを決める

やることを書き出すTo do リストは多くの人がご存じだと思いますが、やらないことを明確にするのもやりたいことにエネルギーを注ぐために大事なことです。

<やらないことの例>
・メールが1件届くたびに開いて返信するのを止めて、
 出勤時と夕方の2回だけメールチェックする
・毎週、取引先に出向いていたのを止めて、月に1回にする
・仕事中はインターネットを見ない

時間配分を設定する

やりたいことでも、それがどれだけリターンがあるか(労力対効果)によって時間配分を決めるといいでしょう。

①投資活動:リターン大→時間の投入量を増やし、仕事の質を高める
②中間的活動:リターン中→合格ラインを超えていれば完璧でなくとも良し
③最適化活動:リターン小→能率的に処理する。質よりスピード

スケジューリングのコツ

私がコーチングを学び始めた頃に、メンターになってもらったコーチから時間術を教えてもらいました。精力的にコーチの仕事をこなしいつもイキイキとしているそのコーチはタイムマネジメントの達人でした。多くのクライアントを持つ人気コーチで、セミナーなど講師の仕事もしていたはずですが、その姿は時間に追われているのとは真逆で、自分が世界の中心かの如く時間を操っているようでした。

時間に追われて仕事をしている人と計画を立てて前倒しで仕事をしている人とではどちらがいい仕事をするかはわかりますよね。

1コマ90分のパズルゲーム

大学の授業の時間割のように90分1コマで時間配分を考えることです。90分は集中力が保てるギリギリのラインで、まとまった仕事ができる最適な時間です。来客などの面会・商談も90分以内に収めるようにしましょう。

90分以内では片付けられない資料作成やアイデア出しなど考えるのに時間を要する仕事は、丸1日(4コマ)もしくは半日(2コマ)の時間の塊を予めスケジュールにプロットすることがおすすめです。

<例:6時間かかるプレゼン資料作成の場合>
Q.①と②どちらが効率がいいでしょうか?
 ①1日1.5時間ずつ計4日間かけて仕上げる
 ②6時間続けて一気に1日で仕上げる
 ↓
A.②1日で一気に仕上げる
 ①では資料作成のモードに頭を切り替えるのに毎回時間を要してしまう

なので、例えば1コマで済む仕事は月曜日に集め、じっくり時間をかけて取り組む仕事は火曜日に丸々スケジュールを確保して取り組むという要領で、パズルゲームのように1コマ90分のパズルを上手に組み立てましょう。

アポは先着順と直近に

いろんな人と仕事をしていると社内だけでなく社外の人との打合せや商談、面会など自分だけでは予定を決められない約束が次々と入ってくるものです。なのでたいていは双方とも空いている日を複数挙げてスケジュール調整するはずです。そのとき大事なのは、一番直近の候補日を選択することです。

時間はホテルと同じです。どういう意味かというと、例えばホテルの空室状況が今日は50室の空き、明日は満室になっている(キャンセル待ち)とします。食料品は消費期限の問題があるものの今日売れ残った分は明日も売ることができます。しかし、ホテルは今日50室余っていても明日売ることはできません。

時間も空きスペースがあるのなら、できるだけ前倒しで予定を入れる。そうすれば、その先別のアポが入ったときに、より多くの候補日から選択することが可能になります。


そして一度アポを入れたら、よほどのことがない限り変えないことです。B社と約束した日時に後からお得意さまのA社から「どうしてもこの日時に時間を作ってほしい」と連絡があってもです。先着順というルールを決めて対応すれば、相手も「この人は誰に対しても公平なんだ。会いたいなら早めにアポを入れるようにしよう」となります。

自分にもアポ取り

先述の1コマ90分のところで、仕事の内容によってはまとまった時間を取るという話をしました。これが自分にアポ取りをするということです。自分が集中してやりたい仕事をするために、誰にも邪魔されないためにも「この時間は自分のための時間」を決めて他の約束や仕事を入れないようにしましょう。

予定は柔軟に

具体的な行動を起こすためのスケジュールは月間>週間>1日で立てることが望ましいです。とくに1週間のスケジュールは月曜日の朝、90分のパズルができあがっている状態が理想です。しかし全部ぎっしりパズルを埋める必要はありません。目的はあくまでも自分がエネルギーを注ぎたいことやこの週にやり終えたいことをいかにやるかを考え、時間を確保するためです。

よって、それ以外のところは柔軟性を持たせたり、どうしても時間や曜日をずらせてほしいといった案件が出てきたときはパズルを入れ替える要領で臨機応変に対応することも組織で仕事をする上で大切なことです。



弊社ではタイムマネジメントなど自己基盤を高め、効果的に目標を達成するコーチング(人をゴールへ導く手法)を行っていますので、コーチングを受けたい方やコーチングを身につけたい方はお気軽にお問合せください。

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