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来たくなる会社|防災とニューノーマルを踏まえた組織づくり


地震、水害などの自然災害が地球温暖化により年々増え、また事故や火事だけでなく新型コロナウイルスのようなパンデミックの感染症が出現し、いまや中小企業においてもBCP(Business Continuity Plan)=事業継続計画を作成する会社が増えてきています。

もちろんBCPがあることに越したことはありませんが、会社の事情でそこまで準備するのが難しいというところもあるかと思います。ただ、災害の備えとコロナにより急速に変化した新生活様式(ニューノーマル)とではリンクする部分があり、それぞれ別個で考えるのではなくニューノーマルを災害の備えに活かすことができます。また、その備えは非常時だけでなく正常時にも効果があるため、まずは組織づくりというアプローチで「防災」と「ニューノーマル」という2つの事柄を考えてみてはいかかでしょうか。

目次

経営資源を守る防災

企業における防災の意義

不測の事態が発生しても重要な事業を中断させないこと、または早く復旧できるようにすることが企業における防災の意義となります。さらに言えば、防災の取り組みはSDGsにもつながり、17ある目標のうちの11番「持続可能な都市」と12番「持続可能な消費と生産」が当てはまります。

いざというときの備え

経営資源である従業員、建物、設備、ライフラインを守るには、
①防災/災害を未然に防いだり、災害による被害を防ぐための備え(例:耐震補強工事、火災警報器)
②減災/災害の被害を最小限に抑えるための備え(例:避難、備蓄)
を意識した対策が必要です。

①の防災においては、災害の種類によって経営資源の守り方が異なります。地震の場合は耐震補強工事、水害の場合は避難行動ができるように避難訓練を行う、感染症の場合は感染予防対策という感じです。

守るものの中で最も大事な従業員の命。先月(2022年2月)に新潟県にあるせんべい工場が火災に見舞われましたが、亡くなられたアルバイト従業員らは出入口のシャッターの内側で倒れていたそうです。避難訓練は前年に2回行われたらしいですが、アルバイト従業員は参加していなかったらしく、火の勢いが激しかったとは言えども、逃げたくてもどこへどう逃げればいいかわからず命を落としたとも考えられます。

防災の専門家の話によると、とくに地震や水害といった自然災害は発生したらその被害を抑制することは不可能であることから普段の備えが大事だと指摘しています。

・地震は、転倒・落下から身を守るために、機械などは転倒防止の固定、初期消火・避難ができるように訓練
・水害は、ハザードマップを確認しながら、どのタイミングでどこへ逃げればいいのかを決めておく

あなたの会社の社屋の耐震性、ハザードマップ、備蓄を再度確認してみましょう。

ニューノーマル時代の管理部門の役割

ウィズコロナでリモートワークを実施する会社が増えましたが、アフターコロナでもリアルとオンラインのハイブリッドワークが当たり前になると早くから言われています。そんな時代に会社全体の業務を円滑に回す管理部(経営陣、総務)はどのような役割を担っていくべきなのでしょうか。月刊総務の情報を基に紹介します。

コロナで急加速したニューノーマル

<コロナがもたらしたもの>
①働き方の分散/テレワーク、ワ―ケーション、地方移住、サードプレイス
②見えない世界/健康、メンタル、仕事
③意味を問う/オフィスの意味、集まる意味、組織の意味

③の意味を問うという点においてはその他にもコミュニケーションがあります。ビフォーコロナではむしろ時間の無駄と思われていた雑談も今ではミーティングのアイスブレイクに行なわれたり、気軽に相談できる関係性が不可欠であることに多くの人が気づかれたことでしょう。


そして今までは毎日出社することに何の疑問も持たなかったのが、「自宅でも仕事できるじゃん」となり、すると「会社へ出社する必要あるの?」と。ということで管理する側としては会社に来てもらう意味・意義があるものにしていく必要があります。

<組織の成立要件>
①共通目的/ビジョン、ミッション、バリュー
②貢献意欲/モチベーション、エンゲージメント
③コミュニケーション/質と量、ツールとコンテンツ

リモートワークや時差出勤など働き方の分散による影響は下記の3つです。

・つながり感→リアルで生まれる一体感が低下
・モチベーション→社員同士の関心が低下
・エンゲージメント→理解度や共感度(感情伝達)の低下

よって、リアルとリモートのハイブリッドワークでもいかにつながる組織であり続けるかが管理部の役目であり、管理部の存在意義でもあります。


ニューノーマル時代の管理部の役割

1)コミュニケーターとしての役割
 ・組織(人と人、人と会社)をつなぐ機会を増やす
 ・情報の発信と共有
 ・来たくなる会社(出社する意味)を作り出す

2)場づくりのプロフェッショナルとしての役割
 ・コラボする組織づくり
 ・コミュニケーションが活性する仕組み
 ・未来にやるべき仕事をするための効率化
  (効率化のための効率ではない)

3)データ・アナリストとしての役割
 ・データを基に経営を動かす
 ・変化の生み手となるありたい姿を描く

いざというときの備え

ニューノーマルなハイブリッドワークでも会社全体が組織として機能している状態というのは、実は防災の面においても重要なことです。というのは、東京都心部で在宅勤務が実施されるようになったきっかけの1つが東日本大震災です。交通インフラが復旧されるまでの間、通勤できず否応がなしに在宅勤務となりました。そのときの教訓から非常時でも事業を停滞させないようリモートワークができる体制を取る動きが早くから出てきました。

そのような意味から、防災とニューノーマルの働き方(ハイブリッドワーク)は異なる事案ではなく言うなれば一石二鳥の取り組みと言えます。

管理部は外に出せない情報を持っているからリモートワークはできないものなのでしょうか?

ニューノーマルの時代、VUCA「Volatility(ボラティリティ:変動性)」「Uncertainty(アンサートゥンティ:不確実性)」「Complexity(コムプレクシティ:複雑性)」「Ambiguity(アムビギュイティ:曖昧性)」の時代、あるいはあるいは予期せぬ自然災害が多い日本ではとくに、管理部もリモートワークができるようになることが事業の持続化に不可欠です。

そのためには
①主客未分の防災(行政や会社におんぶにだっこではなく従業員自ら命を守る意識と備え)
②業務の標準化(1人がいなくても回るように)
③アナログ情報や業務環境・プロセスのデジタル化
④人に寄り添う組織・関係づくり(コミュニティとしての組織の存在意義)

を考慮したどんな変化にも強い組織づくりを経営陣と従業員が話し合いながら一緒に考え取り組んでいただきたいものです。

来たくなる会社

防災とニューノーマルを踏まえて考えていただきたいのは「来たくなる会社」づくりです。従業員が会社に行きたいと思っている会社を想像してみましょう。そこには何があるのでしょうか。

例えば…
・会社の人に会って話をする
・一緒に仕事をする
・協力し合う
・刺激し合う
・働きやすさがある
・環境が整っている
・生産性が上がる
・楽しい

他にもいろいろありますが、少し考えるだけでもポジティブで行動が促進される雰囲気、ムードがその場にあることが想像できます。ある調査によると、リモートワークをしている会社勤めの人はそれによって生産性が上がる人もいれば、逆に下がる人もいるようです。リモートでは雰囲気や感情の伝達が難しいとされていることから、そこを補う意味でやはり人と人とのつながり、結びつき、一体感を感じられる会社・職場・組織をコミュニケーションを通じて醸成していくことが今後より大事な経営資源ではないでしょうか。

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