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職場でのコーチング活用術

ウィズコロナの社内コミュニケーションあるある


新型コロナウイルス感染拡大防止のための緊急事態宣言があってから間もなくの2020年5月に『管理職が抱える在宅勤務の課題』に関する調査が日本能率協会によって行われました。

在宅勤務実施状況別の在宅勤務の課題は、
1)在宅勤務の実施なしの会社
  →通信環境の整備、情報セキュリティ、社内のコミュニケーション     
2)初めて在宅勤務実施の会社
  →社内決済プロセスの電子化、ペーパレス化対応、健康維持、
   社内のコミュニケーション  
3)以前から在宅勤務ありの会社
  →通信環境の整備、部下のマネジメント、部下に対するOJTや人材育成、
社内のコミュニケーション

ご覧いただいてわかる通り、共通している課題は『社内のコミュニケーション』です。

目次

ウィズコロナによるコミュニケーションの変化と影響

在宅勤務のあるなしに関係なくウィズコロナでどんなコミュニケーションの問題が起こっているのでしょうか?

1)会社の人と顔を合わさなくなった

「在宅勤務」が制度上や職務上でできない代わりに「時差出勤」を実施している会社は少なくありません。

そうすると、在宅勤務であろうとなかろうと、会社の人と同じ場所で働く機会が少なくなり、顔を合わさなくなります。

だから対面でコミュニケーションをとることがなくなり、その結果、仕事に必要な報連相や意思疎通に苦労することが増えました。また、それによって仕事が滞ることも起こっているようです。

2)LINEやチャットでの情報共有やオンラインミーティングが増えた

1)によって今まで以上にSNSやオンラインで報連相、ミーティングをするようになりました。

若い人や部下の方が対面よりもコミュニケーションとりやすいと思う人もいるでしょうが、管理職になると指示したことがきちんと伝わっているか、お願いしたことをやってくれているか不安に感じることもあります。

一方、部下側は上司が心配するあまり、あるいは部下を信頼していないのか、まめに「例の件、どこまで進んでいるの?」みたいに確認をしてくることがあるようです。

適切なタイミング、頻度でやれていたら問題はありませんが、夜遅くとか休日に仕事の連絡をしてくる上司がいるという話を耳にします。

こういったことから、在宅やリモートワークの場合、オンとオフの切り替えが難しくなります。

行き過ぎた例ではそれが精神的苦痛を強いることになり、ハラスメント扱いになる場合もあります。

3)飲み会や一緒にランチをしなくなった

居酒屋などの飲食店は感染リスクが高いとされ、大勢での飲み会(懇親会、歓迎会、忘年会など)がなくなってしまいました。

また昼食も職場の同僚と毎日外でランチしていたという人も、テイクアウトで社内の自分のデスクで各々食べるスタイルになったかと思います。

こういった飲食しながらのコミュニケーションは、人と人とのつながり、関係づくりにはとても効果的であり、雑談は仕事には直接関係なくても、報連相をスムーズにしたり、冗談を交えて自由に仕事の話ができるようになるために欠かせないコミュニケーションです。

4)マスクで相手の表情がわからない

私たちは自分が話をしているとき、自分の話すことばかり考えていると思っていたら、そうではなく、相手がどんな様子で自分の話を聞いているかを気にしながらしゃべっています。

そして相手の様子を知るヒントは、相手の返す言葉(バーバル)ではなく言葉以外(ノンバーバル)に注目しています。

ノンバーバルと言えば、アイコンタクト、聞く態度・姿勢などがありますが、一番は表情です。

機嫌よく話を聞いてくれているかそうでないかは、目元と口元でわかります。

しかし、口元はマスクに覆われて笑っているのか口角が下がっているのかわかりません。

よって、たとえ対面で話ができたとしても、普段なら気がつく表情の変化から察しがつく相手の体調や感情、話の理解度などに気づきずらくなっています。

できれば、目だけでも微笑んで見えるように、マスクなしのとき以上に表情筋を良く動かし、目がへの字型になるよう意識してみるだけでも違ってきます。

コミュニケーションあるあるを解決するには

対面でのコミュニケーションをとる機会が減った今、必要なことは、意図的に1対1でコミュニケーションをとる機会を設けることです。

・仕事の話ではなく、他愛もない話、要は雑談をする
・上司は聞き手に徹する

【事例】雑談がなかった営業事務所

営業といえば、売上ノルマがあり、いかに見込客をつかまえるか。

昼間は営業先、朝はテレアポ、夜は報告書作成など事務所内にいるときでも雑談せず、仕事を生産性よく行うことが当たり前の営業事務所でした。

「しゃべっている暇があるなら電話の1本や2本でもかけろ!」

そんな上司の声におびえ、事務所で雑談する人はいませんでした。


しかしこの会社の社長は「部下が自ら報連相をしてこない」というコミュニケーションの問題を抱えていました。

何度かコーチングした後、雑談の機会を設けるアイデアが出てきました。

いつ、どこで雑談するか?

「喫煙所ならよく部下たちと顔を合わすからいいかもしれない」
ということで、喫煙所で部下と一緒になったときは、
ご自分のプライベートの話をしてもらうことに。

すると、タバコを吸いながら何度か雑談をするようになると、
変化が起こりました。

「部下の方から仕事の相談をするようになった」と。


雑談をきっかけに安心して仕事の話ができるようになったわけです。

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