ファシリテーター不在の会議

先日私が住んでいるマンションの総会がありました。

 

その総会は前年度の活動収支報告と今年度の活動予算案を主に

修繕や入居者の困りごとなどを話し合う年1回の場。

参加者は管理組合員である入居者とマンション管理会社に、

管理組合から選出された前年度の役員が総会の司会進行役(今回は1名)となって

予め配布された総会資料に沿って会は進行しました。

 

私はよほどの幼児がない限り、毎年総会に参加していますが

今回は参加者が多い。シャンシャンでは済まない予感は的中しました。

 

誰かが意見を言うと、それが呼び水となり他の人も意見を言い出す。

活発に意見が飛び交うことは悪くはない。

 

が、例えば、

駐車場の話をしているのに駐輪場の話をするという

議論の焦点がずれて違う方向に行ったり、

大規模修繕工事の話では発注先の信頼性も考慮しなければいけないのに

低コストばかりの話になり議論が偏ってしまいました。

 

なぜ会議が言いたい放題で終わってしまったのか?

司会者はいたが、ファシリテーターがいなかったからでしょう。

司会は前年度の役員が務めることになっており、

管理会社からは「総会資料に沿って読んで決議をとるだけでいいです」

と頼まれ、本当はやりたくないけれど最低限のことなら…と

渋々やるので、意見が飛び交った時に何もできなくなってしまいます。

 

仕事で会議の進行役を務めた経験のある人なら

ファシリテーターとして何をすべきかの心得はありますが

経験のない人はそれがわかりません。

会議でいろんな意見が出るように参加者に促したり、

結論を導くように話をまとめたりするのは意外と難しいスキルですし、

中立の立場で会議進行役を務める人の存在がいるのといないのとでは

会議が終わった時のスッキリ度が全く違うことを感じました。

 

有意義な話し合いにはファシリテーターの存在が必要ですね。