コクヨの名古屋ライブオフィス見学

今年の4月から弊社丸の内ルームにて月1回『丸の内ワークライフ勉強会』を開催することになり、第一弾は「ストレスマネジメント講座」を全3回シリーズでスタート。

 

その第1回の勉強会の中で職場環境の話になり、参加者の方からコクヨのライブオフィスの話が出て、そこから5月の勉強会の日に合わせて予約をとり計5名で見学に行ってきました。

 

ライブオフィスは全国各地にあり、名古屋は名駅のJPタワー36階にあり、ビル自体がまだ築2年ほどで最新の施設を見ることができました。

 

コンセプトと狙い

名古屋のライブオフィス SYNCHRO TUBEのコンセプトは、「ライクホーム」「ウェルビーイング」「アクティビティ・ベースド・ワーキング」、狙いは①個の成長、②チームの成長、③ワークライフバランス、④業務生産性 とのこと。

 

ちなみに「アクティビティ・ベースド・ワーキング」という言葉はまだ知らない人も多いかと思います。

コスト効率や組織のフレキシビリティだけではなく、個人の働き方の自由度に重きを置いたワークプレイスのことらしく、数年前にIT系の会社やコクヨでも導入され話題になった「フリーアドレス」からさらに進化したスタイルです。

 

残念ながらオフィス内では写真撮影は禁止のため、添付の写真はリーフレットを使用しています。

 

来客ゾーン

ライブオフィスというだけあって、普通に社員がデスクワークや打合せをしているところを見学させてもらったのですが、まず固定観念を覆させられたのはエントランス入って向こう先に見えるセキュリティ外エリアで社外の方と打合せをしているところを見学できるだけでなく、社外の方との打合せエリアが一般的な会社だと個室かパーテーションで仕切られているのにここは一切仕切りがないということです。

 

仕切ってしまうとそれ以外の用途で使うことができなくなってしまうし、打合せの人数が4名、6名、8名・・・とまちまちでもいくらでも机・椅子を動かして人数にあったレイアウトにできるという利点があります。

 

私たちの見学がスタートしたときは1テーブルごとに分かれて商談があちこちで行われていましたが、帰るときにはレイアウトが研修スタイルにガラッと変わり、社員のミーティングが行われていました。

 

1つのエリアをこのようにいろんな用途で使用できることから、JPタワーに移転する前は広さが360坪だったのが270坪に縮小しても全く不便や狭さを感じさせないわけです。

 

コクヨらしいこだわり

カフェがあったり、デッキがあったり、休憩がとれる場所があるのはIT企業などがいろいろやっているのを知っていましたので驚きはしませんでしたが、2時間以上かけてコクヨの営業担当の方にアテンドしてもらってぐるっと見学し、コクヨらしいなと感じたのは、自社の事務用品を効率よく効果的に使用しムダを削減している点と椅子は体にやさしく疲れず頭が働きやすく運動効果も得られるものを採用。椅子はいろんなタイプがあるので社員は自分の好きなタイプを選べるらしいです。

 

肘掛け付椅子なんて課長以上しか、ヘッドレスト月なら部長以上しか座れないのにコクヨでは一般社員がそのような椅子を座っているんですかうらやましいです。私の作業効率が悪いのは椅子のせいなのか?とふと考えたりもして。。。

 

サウンドマスキングシステム

もう1つのコクヨらしいこだわりは、アテンドした営業担当の方が見学中あらゆるエリアで何度もお話ししてい「たサウンドマスキングシステム」。周囲に響いている音によって、特定の音を感じにくくなる聴覚特性をマスキング効果と呼ぶそうで、先述した来客ゾーンでパーテーションがないのに、騒々しくならず大声出す必要なく会話ができるのはこれがあるからです。

 

たしかにオフィスで何十人が働いているとパソコンを叩く音や電話の音、ミーティングの声など反響し合って何を言っているかはわからないけど騒々しくなるものです。しかし、このオフィスは誰もしゃべっていないかのように静かに感じました。

 

どうやって周囲の音が気にならないようになっているかというと、天井や壁、床に遮音性のあるものを使用したり、スピーカーから「サー」という静かな音を流して必要のない音をかき消しているわけです。

 

ハードありきではなくソフトから

これらのテクノロジーとマインドマップを使って社員が考えたアイデアが融合し、形となったものを実際に使ってみて良い所は顧客に提供し、改善した方がいい所はどんどん変えていこうという姿勢は事務用品メーカーでありオフィス創造・提案会社であるコクヨならではだと思います。

 

オフィス移転を何度も繰り返すたびに改善・進化を遂げてきたライブオフィスでもまだまだ改善余地があるようで、社員がよく通る通路には改善ボードがあり、改善要望メモがたくさん貼られていました。

 

アクティビティ・ベースド・ワーキングは設備のコストがかかることから簡単にはできませんし、ハードを最新のものに替えたら働き方が変わるかというと全く違います。まずはその会社・社員がどのような職場・組織を作っていきたいかの議論を重ね、お金がかからずすぐできるコミュニケーションから手を付けていくことが必要なんでしょうね。

 

SYNCHRO TUBEは開設から2年で見学者が3,500名だそうです。

 

見学に行きたいけど行けないという方は、5月21日(月)にNHKの夕方のニュースで放送されるそうですので要チェックです。